Creëer een veilige bedrijfscultuur: Jouw team verdient het zich gezien, gehoord en welkom te voelen
“Shame dies when stories are told in safe places”
Ann Voskamp
maak vandaag nog het verschil in je bedrijf
Vertrouwenspersoon: Essentieel voor een gezonde werkcultuur
Ook al is het (nog) niet wettelijk verplicht, het hebben van een vertrouwenspersoon wordt wel sterk aangeraden, omdat het bijdraagt aan een gezonde werkcultuur en het welzijn van werknemers bevordert. Een vertrouwenspersoon voorkomt:
- gebrek aan openheid en communicatie op de werkvloer
- verlies van vertrouwen van werknemers in het management
- een verhoogd risico op juridische conflicten en reputatieschade
Zonder een neutrale tussenpersoon die problemen kan signaleren, kunnen kleine conflicten escaleren tot kostbare juridische procedures, met alle negatieve gevolgen vandien, denk aan:
- financiële schade
- reputatieschade aan het bedrijf
Waar staat een VertrouwensPersoon voor:
Opvangen, begeleiden en adviseren
Als extern vertrouwenspersoon vang ik de medewerker op en bied ik met name een luisterend oor. Daarnaast begeleid ik de melder door het hele proces en bespreek ik de mogelijke opties die er zijn.
Ik vind het vooral belangrijk dat een melder zich gehoord, gezien en welkom voelt.
Voorlichten, informeren en inspireren
Het is mijn taak regelmatig voorlichting te geven aan de hele organisatie, daarmee hoop ik medewerkers te inspireren en te informeren.
Gevraagd en ongevraagd advies
Ik geef het bestuur en management gevraagd en ongevraagd advies.
Vertrouwelijk
Alles wat met mij besproken wordt is vertrouwelijk, blijft bij mij. Dat mag en ga ik ook niet delen met een leidinggevende of de directie.
Alleen als het gaat over een misstand of een misdrijf dan heb ik een meldplicht. Volgens de wet heeft iedere burger een meldplicht bij een misstand of misdrijf, daarin is een vertrouwenspersoon niet anders.
De mogelijkheden
Werken met een extern vertrouwens-persoon
Door te werken met een extern vertrouwenspersoon ontstaat er een werkomgeving waarin je medewerkers zich gewaardeerd, gesteund en veilig voelen. Waar conflicten niet escaleren maar juist worden opgelost op een respectvolle en constructieve manier. Waar je bedrijf proactief conflicten aanpakt voordat ze een bedreiging vormen voor de bedrijfsreputatie. Dit is mogelijk met de juiste ondersteuning van een vertrouwenspersoon.
Veilige omgeving:
Ik zorg als vertrouwenspersoon dat er een veilige ruimte is waar medewerkers hun zorgen kunnen delen zonder angst voor negatieve gevolgen. Dit doe ik het liefst in een neutrale omgeving buiten het bedrijf.
Luisterend oor:
Door alleen al actief te luisteren kan een conflict voorkomen worden. Het uitspreken van het probleem geeft vaak al zoveel verlichting en duidelijkheid bij de melder, dat is in sommige gevallen al voldoende.
Aanwezigheid:
Door regelmatig op de werkvloer aanwezig te zijn en voorlichting te geven, kan ik je medewerkers informeren en inspireren. Hierdoor ontstaat er bewust veel meer begrip voor en bij jouw medewerkers.
PREVENTIEVE MAATREGELEN:
Door actief te zijn in het signaleren van problemen op de werkvloer, help ik, als vertrouwenspersoon, bij het voorkomen van toekomstige juridische conflicten en behoud je een positieve bedrijfsreputatie.
OPBOUWEN VAN VERTROUWEN:
De aanwezigheid van een extern vertrouwenspersoon draagt bij aan het opbouwen van vertrouwen tussen medewerkers en het management, wat essentieel is voor een gezonde en harmonieuze werkcultuur.
‘Look at things from a different perspective’, dat geldt ook voor mij.
Daarom kun je op verschillende manieren met mij werken, want ik kijk naar wat een organisatie nodig heeft:
- Hoeveel medewerkers zijn er / hoe groot is het bedrijf?
- Zijn er al issues op de werkvloer?
- Wat zijn de behoeften van een team/teams?
- Welk doel heeft de organisatie?
Het gaat om maatwerk en flexibiliteit, iedere organisatie heeft andere verwachtingen.
Waarom ik?
Laat ik meteen met de deur in huis vallen. Ik ben vroeger als kind mijn hele basisschooltijd gepest. Ik ben uiteindelijk voor mezelf opgekomen, maar niet iedereen kan dat. Later heb ik in verschillende functies gewerkt en heb ik veel dingen gezien die ‘eigenlijk’ niet kunnen. Qua grensoverschrijdend gedrag, maar ook integriteitskwesties. Wat deed ik ermee? Helemaal niets!
Dat zie en hoor ik zo vaak gebeuren, te vaak.
Het is mijn missie dit gedrag te veranderen, een veilige werkomgeving te creëeren voor zowel ‘daders’, omstanders als melders.
Mijn kracht:
- laagdrempelig zijn
- empatisch vermogen hebben
- van nature actief kunnen luisteren
- niet (ver)oordelen
Bij mij word je gezien, gehoord en mag je je echt welkom voelen.
FAQ
Frequently Asked Questions
hoe lang duurt de samenwerking?
De intentie is een langdurige samenwerking. Alleen dan kun je het verschil maken als je echt een gezonde bedrijfscultuur wil. Maar je zit nergens aan vast. Het is ook afhankelijk wat je doel is en hoe groot het bedrijf is. Bij een klein organisatie zou het zelfs voldoende kunnen zijn om alleen op oproepbasis beschikbaar te zijn.
Werk je alleen Virtueel (online)?
Nee, zeker niet. Als vertrouwenspersoon is het nodig om persoonlijk contact te hebben en wil ik mijn gezicht regelmatig live laten zien. Ook om het zo laagdrempelig mogelijk te maken om contact met mij op te nemen. Want dat kan soms echt wel een behoorlijke stap zijn voor iemand.
Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie?
Als vertrouwenspersoon is alles wat we bespreken vertrouwelijk. Dat betekent dat de gesprekken die ik individueel voer ook echt vertrouwelijk zijn en ik deze niet met bijvoorbeeld een leidinggevende bespreek. Tenzij er sprake is van een misdrijf of een misstand. In dat geval heb ik een meldplicht, net als iedere burger.
Mogen teamleden zelf contact met je opnemen?
Zeker. Als vertrouwenspersoon juig ik het alleen maar toe dat teamleden zelf contact met mij opnemen. Ik vind het belanrijk dat teamleden zich veilig, gezien en gehoord voelen.
Werk je alleen voor profitorganisaties?
Nee, hoor. Ook non-profit organisaties hebben te maken met ongewenst gedrag en/of integriteitskwesties. Ik ben er ook zeker voor de non-profitorganisaties.
Hoe ziet de samenwerking eruit?
Als vertrouwenspersoon heb ik 3 taken:
- Opvangen, begeleiden en adviseren van melders
- Voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie
- Gevraagd en ongevraagd adviseren van bestuur en management
Deze onderdelen komen altijd aan bod. Afhankelijk van wat jij of de organisatie wil, kijken we hoe we dit gaan invullen en ik adviseer je hier uiteraard graag in. Dat is voor iedere organisatie anders. Het is dus echt maatwerk.
Komt er een overeenkomst?
Zeker. Ik werk alleen maar met een overeenkomst. Hierdoor weten we allebei vooraf wat we van elkaar kunnen verwachten. De overeenkomsten waar ik mee werk zijn door een juriste opgesteld en voldoen dan ook aan de gestelde voorwaarden voor een goede samenwerking. Ik werk met een overeenkomst van opdracht en met een verwerkersovereenkomst. Met de verwerkersovereenkomst heb jij ook meteen het deel van je AVG goed geregeld.
Hoe zit het met gegevens van medewerkers?
Ik heb een geheimhoudingsplicht voor wat betreft gegevens van medewerkers en klanten. Uiteraard zijn deze gevoelige gegevens veilig bij mij, hier heb ik de nodige maatregelen voor genomen. Dit staat onder andere beschreven in de overeenkomst van opdracht en de verwerkersovereenkomst.
Wat als ik niet tevreden ben?
Als je niet tevreden bent hoop ik dat je zo snel mogelijk aan de bel trekt. Verwachtingsmanagement is best lastig. Ik probeer zo goed mogelijk een beeld te krijgen van jouw verwachtingen en vraag je daar ook naar. Spreek uit wat je van mij verwacht, zodat ik er rekening mee kan houden. Mocht je dan uiteindelijk nog niet tevreden zijn, dan bespreken we dit en zoeken we naar een passende oplossing.
Wat als jij ziek bent?
Gelukkig ben ik nooit ziek en moet ik ook wel echt heel ziek zijn, wil ik mijn werk niet kunnen uitvoeren. Mocht het voorkomen dat ik echt niet kan werken dan neem ik contact met je op en bespreken we wat de mogelijkheden zijn, bijvoorbeeld dat ik de werkzaamheden weer oppak zodra ik beter ben. Ben ik langdurig ziek of zijn het werkzaamheden die niet kunnen wachten dan kan ik, in overleg met jou, een collega vragen mijn werkzaamheden tijdelijk over te nemen.
Wat is de investering?
Dit is vooraf niet te zeggen. Na ons eerste gesprek ontvang je een startdocument met een aantal vragen. Aan de hand van deze antwoorden ga ik inventariseren wat en hoeveel tijd hiervoor nodig is. Ik stuur een vrijblijvende offerte.