Effectief plannen: in 9 stappen

Ik merk dat veel ondernemers worstelen met hun planning. Ze weten niet waar hun prioriteiten liggen, of plannen wel maar laten het weer los, omdat ze merken dat het voor hen toch niet werkt. Herken je dit? In dit blog geef ik je een stappenplan die je helpt een effectieve planning te maken.

 

Om tot een effectieve planning te komen, heb je eerst voorwerk te doen. De eerst 6 stappen zijn dan ook stappen die je vooraf doet. Maak iedere week een planning, zodat je aan het begin van de week weet wat je die week te doen hebt. Het geeft je duidelijkheid en rust.

 

1. Overzicht creëren

Schrijf alle taken die je te doen hebt op, zowel zakelijk als privé. Ook hele kleine taken. Kleine taken kosten misschien niet veel tijd, maar ze kosten wel tijd. Als je alles wilt blijven onthouden blijven taken rondspoken in je hoofd.

Wil je snel een overzicht van alle taken die jij als ondernemer te doen hebt? Download dan mijn gratis afvinklijst.

 

2. Maak het klein

Eén taak kan uit meerdere kleinere taken bestaan. Als jij een taak inplant, plan je waarschijnlijk de algehele taak in.

Mijn advies is juist: maak een taak klein, splits die op in kleinere taken. Prioriteer de taken en plan ze dan los van elkaar in. Door de opdracht klein te maken is het makkelijker in te schatten hoe lang je met die taak bezig bent, wordt je planning realistischer en raak jij gemotiveerder als je weer een taak hebt afgevinkt. Je ziet letterlijk vooruitgang in je planning.

Bijvoorbeeld het schrijven van een blog hak ik in 4 taken:

1. Onderwerp bepalen/wat wil ik dat mijn lezers weten/onderzoek naar onderwerp
2. Eerste versie schrijven
3. Nakijken, bewerken en aanpassingen doen
4. Plaatsen van het blog op mijn website

Het uitvoeren van deze taken doe ik ook meestal niet op dezelfde dag. Ik vind het fijner om dit te verspreiden over een week of zelfs twee weken.

 

Wist je dat een planning ook psychologisch werkt? Het kunnen afvinken van een taak geeft je voldoening, een gevoel van ‘Yes, dat heb ik toch mooi maar weer af!’

 

3. Bepaal hoe lang je met een taak bezig bent

Voordat je de taken, die je nu inzichtelijk hebt, gaat inplannen, moet je wel ongeveer weten hoe lang je met een bepaalde taak bezig bent. Als je al een tijdje bezig bent, weet je dat misschien wel. Maar weet je dit niet, dan maak je een schatting. Zodra je deze taak ook daadwerkelijk gaat uitvoeren hou je een timer bij. Zelf werk ik met Toggl.com, zo weet ik altijd hoeveel tijd mij een taak gekost heeft. Is het een taak waar je vrij lang mee bezig bent, kun je deze taak ook in delen inplannen. Bepaal dan hoe lang je de komende dagen aan die taak wilt werken en plan die tijd in.

 

4. Prioriteiten stellen

Nu je een overzicht hebt van al je taken, groot en klein, ga je prioriteiten stellen. Je pakt meestal die taken als eerste op die jij het leukst of het makkelijkst vind. De vervelende of moeilijke taken stel je eerder uit. Maar ook deze taken moeten een keer uitgevoerd worden. Blijf je deze uitstellen dan kom je in tijdnood. Dus moet je prioriteiten gaan stellen. Ik adviseer mijn klanten de Eisenhower matrix te gebruiken.

 

Het is goed om te weten wat het verschil is tussen de kwadranten en hoe jij dus je taken gaat indelen.

1. NU doen!= dringend en belangrijk

Met de kwalificatie dringen wordt bedoeld dat de taak snel afgehandeld moet worden, er zit een korte deadline op. Dringend hoeft niet te betekenen dat een taak belangrijk is. Andersom geldt hetzelfde. Een voorbeeld van dringend en belangrijk is: een offerte die naar een klant moet.

2. Later doen= niet dringend wel belangrijk

Als een taak niet dringend is maar wel belangrijk, dan heb je er vaak meer de tijd voor om goed over na te denken. Voorbeeld van niet dringend maar wel belangrijk zijn: nieuwe diensten of producten ontwikkelen, scholing, netwerken ed.

3. Delegeren= dringend en niet belangrijk

Deze is lastig, want als iets dringend is, dan wil je het vaak zelf snel oppakken, maar is dat nodig? Is het wel zo belangrijk? Bedenk wat er gebeurd als deze taak niet a la minute uitgevoerd wordt. Je stelt waarschijnlijk geen klanten teleur o.i.d. Taken die onder dringend maar niet belangrijk vallen zijn bijvoorbeeld je boekhouding, marketingtaken: zoals social media berichten inplannen etc.

4. Elimineren= niet dringen en niet belangrijk

Meestal zijn dit excuusklusjes. Klusjes die je doet om maar niet aan die ene taak te hoeven beginnen, omdat deze moeilijk of saai is. Taken die onder niet dringend en niet belangrijk vallen: doelloos internetten, junkmail lezen etc.

Kijk bij iedere taak die je opgeschreven hebt binnen welke kwadrant deze valt en zet daar het bijbehorende getal bij, dus 1, 2, 3 of 4.

Van alle taken waar een 3 bij staat, kun je op een later moment bekijken of en hoe je deze gaat uitbesteden. Kun je dit misschien wel aan een VA uitbesteden? Wacht hier alleen niet te lang mee, want anders wordt dit alsnog een 1.

Alle taken waar een 4 bij staat verwijder je, deze brengen je niet dichter bij je doel.

Bij iedere nieuwe opdracht of taak die je te doen krijgt, beoordeel je deze meteen en kijk je binnen welke kwadrant deze valt en hoe deze binnen je planning past.

 

5. Plan ruim, bouw marges in

Plan je taken ruim in. Ik adviseer mijn klanten standaard, per taak, een half uur langer in te plannen. Red je het een keer niet in de voorgecalculeerde tijd, heb je nog een uitloop. Dit is een valkuil die ik bij veel ondernemers zie, zeker als ze starten met plannen: ze plannen te weinig tijd in per taak. ‘Dat lukt me wel binnen die tijd’, maar eigenlijk overschatten ze zichzelf hierin.

Buiten die half uur extra per taak, plan je ook wekelijks margemomenten in. Mocht een taak echt niet lukken binnen de tijd, pak je die taak later alsnog op in zo’n margemoment, zodat het toch nog lukt in die week. Deze margemomenten kunnen ook ingevuld worden voor ad hoc taken, zoals een klant die ineens in de stress zit die je toch wilt helpen.

 

EEN CADEAUTJE VOOR JEZELF

De margemomenten kun je ook gebruiken voor jezelf. Heb je deze tijd een keer niet nodig om taken verder uit te voeren of zijn er geen ad hoc taken? Geef jezelf dan deze tijd cadeau. Je hebt dan je planning goed voor elkaar, dat mag je best wel eens vieren. Probeer het uit, het werkt zo motiverend.

 

6. Kies een methode

Bedenk wat jij het fijnste vind om te gebruiken. Is dit een online tool? Voorbeelden van online tools zijn Trello , Asana, Google Tasks, maar er zijn er nog veel meer.

Of plan je liever in een papieren planner? Voorbeelden hiervan zijn: Structuurjunkie Planner, of Let The Money Flow Planner van Simone Levie, ook hiervan zijn er nog veel meer te vinden. Zelf gebruik ik de Structuurjunkie Planner, een fijne A5 planner en makkelijk mee te nemen. De planner van Simone Levie is ook heel fijn, maar wel een stuk groter. Het is echt een A4 formaat, meer een boek.

Het is vaak even zoeken welke methode voor jou het beste werkt, probeer verschillende opties een tijdje uit.

Gebruik een fijne pen en verschillende kleurtjes. Een planning mag ook leuk zijn i.p.v. alleen praktisch.

 

7. Inplannen

Zoals ik al aangaf in stap 1, is het belangrijk rekening te houden met taken die je ook te doen hebt buiten je business. Ik adviseer je ook daar ruimte voor in te plannen. Geef het specifiek per taak aan of blok daar tijd voor. Plan je hier geen tijd voor in, dan ga je privé in de knoop komen. Je wilt juist een goede balans krijgen en houden tussen business en privé.

Tijd voor jezelf is misschien wel de meest vergeten tijd bij ondernemers, maar zo belangrijk.

Voor mij zijn tijd voor mezelf en mijn gezin het belangrijkste, zij staan op 1. Deze tijd plan ik dan ook als eerste in. Onderstaand een voorbeeld van hoe ik mijn planning maak. Deze werkt voor mij echt super, maar dat wil niet zeggen dat jij je hier ook fijn bij voelt. Zie het als inspiratie en pak er voor jou uit, wat voor jou goed voelt.

Zet wel voor iedere taak een open rondje, zodat je die taak ook echt kan afvinken.

• Behalve taken heb ik al eerder afspraken gemaakt. Deze afspraken zet ik als eerst in mijn planning.
• Tijd voor mijn gezin
• Tijd voor mezelf: boek lezen, wandelen, borrelen met vrienden etc.
• Ontbijt, lunch en diner (incl. voorbereidingstijd)
• Boodschappen doen
• De taken op volgorde van prioriteit, dus de taken uit de 4 kwadranten.
• Huishoudelijke taken
• Planning voor volgende week maken (ja, dus ook tijd inplannen om te plannen)
• Alle overige to-do’s

 

8. Plan realistisch

Door realistisch te plannen, merk je dat jij je ook beter aan je planning kunt en gaat houden. Dat is waarom ik je adviseer om met een tijdsregistratie te werken, zoals bij stap 3 aangegeven staat. Hoe beter jij weet hoe lang jij met een taak bezig bent, hoe beter jij kunt inschatten of je realistisch aan het plannen bent. Je hoort ondernemers vaak zeggen: een planning werkt voor mij niet. Dit heeft meestal te maken met het niet realistisch plannen. Aan een niet realistische planning ga jij je niet houden en dat werkt weer demotiverend en dus stop je er weer mee. Weet dus als jij blokkeert dat je hiernaar kijkt.

 

9. Vasthouden aan je planning

Een planning maken is één ding, je eraan houden is een tweede. Geef het minimaal een maand de tijd om het in je systeem te laten komen. Leg je planning open op je werkplek, vink iedere taak die je hebt afgerond ook echt af, dat geeft je zo’n fijn gevoel.

Maak die commitment met jezelf.

 

FLEXIBILITEIT EN JE PLANNING

Wees je ervan bewust dat het leren en het maken van een planning je in het begin meer tijd kost. Dat is met alles wat je moet leren, het moet in je systeem komen. Door het vaker te doen krijg je meer routine en hou je het overzicht.

Uiteraard zijn er ook momenten dat je je planning, door onverwachtse zaken, niet haalt. Schuif die taak dan door naar een margemoment (zie punt 5) of naar de volgende week.

 

In een volgend blog geef ik je tips hoe jij ervoor zorgt dat jij je ook aan je planning gaat houden.

 

Wil je niet zelf aan het uitzoeken en proberen blijven? Maak dan een afspraak voor een verhelderend gesprek. Ik kan je namelijk helpen een effectieve planning te maken: ik leg je graag uit hoe.

Stuur een mail naar: info@danielledavelaar.nl