Je agenda staat vol afspraken, maar je wilt ook nog een offerte de deur uit doen naar die mogelijk nieuwe klant. Met je administratie loop achter, dat blijf je ook maar uitstellen. Die telefoon piept ook de hele dag door.
Kortom je bent druk en hebt meer taken dan tijd. Er wordt veel van je verwacht, alleen een dag heeft maar 24 uur.
Brandjes blussen gaat niet werken, er moet overzicht komen en je moet efficiënt met je tijd om leren gaan. Maar hoe?
In dit blog geef ik je de 15 meest effectieve time management tips.
- Routine
- Afspraak = afspraak
- Prioriteiten stellen en delegeren
- Prioriteiten stellen voor je eigen taken
- Werkprocessen
- Focus
- Eén takenlijst
- Urenregistratie
- E-mailroutine
- Iedere mail in 2 minuten beantwoorden
- Houd je administratie wekelijks bij
- Maak een FAQ pagina
- Zeg ‘nee’
- Vergeet niet te relaxen
- Slapen
Routine
Hoe begin jij je dag? Heb je daar een routine voor? In het weekend misschien niet, maar op een doordeweekse dag waarschijnlijk wel. Maar waarom? Precies, omdat het gewoon in je systeem zit. Dit scheelt je zoveel tijd, omdat je er niet meer over na hoeft te denken.
Nog een voorbeeld. Ben jij vaak je sleutels kwijt? Dan heb je geen vaste plek voor je sleutels en ben je vaak veel tijd kwijt met het zoeken naar je sleutels. Het kost je niet alleen tijd, maar ook een hoop frustraties.
Zorg voor routine, ook in je werk!
Leg spullen op een vaste plek en maak sjablonen aan voor documenten die je vaak gebruikt.
Wil je helemaal efficiënt werken, schrijf je processen uit of laat het uitschrijven voor je routine werkzaamheden.Hierdoor hoef je niet meer na te denken hoe bepaalde werkzaamheden ook alweer uitgevoerd moeten worden.
Afspraak = afspraak
Hoe vervelend is het om aan het einde van de dag te concluderen dat je die dag niet gedaan hebt wat je eigenlijk van plan was?
Maak daarom voor iedere dag een en planning en hou je er dan ook aan. Wees wel realistisch. Als het niet haalbaar is, ga je je er nooit aan (kunnen) houden.
Plan daarom ook lege ruimte in. Mocht een taak langer duren, heb je dit met de lege ruimte ondervangen. Hou je deze lege ruimte over?
Neem dan lekker tijd voor jezelf, gun dit jezelf ook eens!
Of pak alvast een taak van de volgende dag op.
Dit geeft je zoveel meer rust en hoe lekker is het als jij aan het einde van de dag al je taken voor die dag afgevinkt hebt. Dat geeft een voldaan gevoel, toch?
Prioriteiten stellen en delegeren
Je bent een groot deel van de dag bezig om ad hoc zaken zo snel mogelijk af te handelen. Ad hoc zaken lijken altijd dringend en belangrijk te zijn. Maar is dat ook zo?
Vaak is dit juist heel vermoeiend, inefficiënt en kom je erachter dat je juist daardoor verkeerde keuzes maakt.
Ga prioriteiten stellen!
Verdeel projecten in taken en bekijk per taak wat heel belangrijk en dringend is, maar ook wat minder belangrijk en dus niet dringend is.
Vervolgens bekijk je de belangrijkste taken en vraag je jezelf af of dit perse meteen door jou opgepakt moet worden of dat je dit misschien wel kunt uitbesteden aan iemand anders. Dus wat heeft de hoogste prioriteit.
Daarna bekijk je de taken die minder belangrijk zijn. Daarin maak je onderscheid of ze wel opgepakt moeten worden of dat ze eigenlijk gewoon geëlimineerd kunnen worden. De taken die wel blijven plan je in, zodat ze niet vergeten worden.
Een makkelijk online systeem hiervoor is bijvoorbeeld Trello, waarin je ook met een team kunt samenwerken.
Prioriteiten stellen voor je eigen taken
90% van de Nederlandse bevolking begint de werkdag met de minder belangrijke dingen. Je komt dan niet toe aan wat werkelijk belangrijk is!
De waan van de dag haalt je dan te vaak in!
Plan niet meer dan 1 tot 3 belangrijke taken per dag.
Plan je meest belangrijke taak aan het begin van de dag.
Probeer hier dan zo ongestoord mogelijk aan te werken en zorg dat je de taak ook af krijgt. Dit geeft je zoveel voldoening.
Als je dit niet doet dan gaan de urgente zaken de belangrijke zaken overrulen. Je komt er dan ook niet meer aan toe.
De meeste mensen plannen te veel en plannen te weinig tijd voor deze taken. Terwijl je een veel positiever gevoel krijgt als je tijd over hebt.
Werkprocessen
Het is goed om voor iedere taak een werkproces te schrijven. Voor jezelf, omdat je dan niet iedere keer hoeft na te denken hoe het ook alweer moet. Maar ook voor als je gaat samenwerken met een VA of een vaste medewerker.
Door het beschrijven van werkprocessen bespaar je veel tijd kostbare tijd.
Door gebruik te maken van werkprocessen draag je heel makkelijk taken over en wordt het werk uitgevoerd zoals jij wilt. Je nieuwe teamlid hoeft niet iedere keer vragen aan jouw te stellen, wat jou extra tijd kost.
En als je werkproces goed beschreven is hoef je uiteindelijk minder te controleren of een taak goed uitgevoerd is.
Focus
We weten het allemaal.
We moeten gefocust werken om efficiënt en goed te werken, maar hoe doe je dat?
Ik geef je 5 tips, die je natuurlijk allang weet, maar pas jij ze ook toe? Door je er meer bewust van te worden komt het in je systeem en pas je het ook eerder toe.
- Plan focusuren in en werk dan aan 1 taak, multitasken is een grote illusie;
- Zet je meldingen op je telefoon uit, of nog beter, zet je telefoon helemaal uit of leg hem in een andere ruimte;
- Spreek met je collega’s, of als je thuiswerkt met je huisgenoten, af dat je niet gestoord wilt worden;
- Gooi je werkmail van je telefoon af en plan 2 of 3 momenten per dag in om je mail te beantwoorden. Hierdoor word je, in je vrije tijd, ook niet getriggerd om toch even snel naar je mail te kijken (2 vliegen in 1 klap);
- Neem voldoende pauze tussendoor, ga even naar buiten of doe even totaal iets anders.
Één takenlijst
Hoeveel takenlijstjes heb jij?
Misschien een takenlijst in Outlook, een post-itje hier en een post-itje daar, notities in je telefoon en ook nog wat krabbels in een notitieboek én dan ook nog wat taken die gewoon in je hoofd zitten.
Ongetwijfeld dat je die taken in je hoofd niet vergeet, want die zitten er zo ingeprent. Of toch niet? Bij een aantal misschien, maar bij de meeste ondernemers niet. Dan kun je jezelf wel een klap voor je kop geven als je het dan toch vergeten bent.
En de volgende keer gaat het weer net zo.
Doordat je hoofd vol zit met taken die je niet mag vergeten, belemmert dit je om gefocust te blijven.
Leer jezelf aan om met één takenlijst te werken en maak je hoofd leeg.
Kies wat voor jou het fijnste werkt, bijvoorbeeld:
- een takenlijst in Outlook
of
- een takenlijst in Trello
of
- een notitieboek
Zelf vind ik een notitieboek, de Structuurjunkie planner, het prettigst werken. Zodra iets in mijn hoofd opkomt noteer ik het meteen daarin of als ik onderweg ben zet ik het in de notities van mijn telefoon. Voordat ik dan weer aan het werk ga zorg ik dat de notities uit mijn telefoon in mijn notitieboek komen.
Hoe lekker is het om een taak te kunnen afvinken zodra deze gedaan is.
Werk je met een team dan werkt Trello heel fijn, je kunt taken toewijzen aan het teamlid die dit op moet pakken, je kunt er een datum aanhangen, een checklist toevoegen etc.
Urenregistratie
Dit is de tip die je de meeste tijd gaat opleveren of geeft in ieder geval nieuwe inzichten.
Heb jij voor jezelf inzichtelijk hoe lang je bezig bent met de verschillende taken binnen je bedrijf? Ook hoeveel tijd je kwijt bent met het doelloos scrollen door je social media kanalen?
Wanneer je minimaal een week lang je urenregistratie bijhoudt per taak, heb je al zoveel waardevolle informatie.
Misschien denk je het wel ongeveer te weten, maar je zult verbaasd zijn hoeveel meer tijd je bezig bent geweest met (onnodige) taken.
Bekijk na een week je geregistreerde taken en loop de volgende punten na:
- bekijk welke taken onnodig zijn en schrap deze;
- welke taken kosten je heel veel tijd, kunnen deze taken efficiënter;
- welke taken hoeven niet door jou uitgevoerd te worden en kun je deze uitbesteden?
Wanneer je dit toepast in je bedrijf en je onderneemt ook echt actie op de bovenstaande punten, levert het je echt tijdwinst op.
E-mailroutine
Binnenkomende e-mailberichten zijn grote stoorzenders. Elke nieuwe pop-up of geluidje van een binnenkomende mail haalt het tempo uit je werkzaamheden. Zeker als je elk bericht direct opent om te lezen.
Doe dat niet!
Leer jezelf een e-mailroutine aan!
Beter is het om je e-mail op vaste momenten tijdens de dag te checken. Bijvoorbeeld om 11:00 uur, 14:00 uur en 16:00 uur.
Gebruik je mailbox daarnaast niet als een to-do-lijstje.
Iedere mail in 2 minuten beantwoorden
Bij tip 9 heb ik je al uitgelegd dat je met routine in je e-mail veel tijd kunt besparen. Neem vaste momenten op een dag om je inbox te checken.
Alleen al met het beantwoorden van iedere mail kun je ook nog veel tijd besparen. Probeer iedere mail binnen 2 minuten te beantwoorden.
Als ik naar mezelf kijk, verzand ik heel snel in een ellenlange intro, omdat ik de beleving heb dat het misschien onbeleefd en hard overkomt als ik dat niet doe. Dit is mijn beleving en die van heel veel ondernemers, maar is dat terecht? Ik denk het niet.
Leer jezelf om direct to the point te komen.
Gebruik 1 zin om te connecten, daarna komt het antwoord, vraag of waar de mail over gaat. 2 minuten lijkt kort, maar hou eens 120 tellen lang je adem in. Gemiddeld kunnen we 100 woorden typen in die tijd. Dat moet genoeg zijn toch…
Het lukt waarschijnlijk niet bij iedere mail, maar probeer jezelf te trainen echt to the point te blijven.
Houd je administratie wekelijks bij
Het is waarschijnlijk een inkoppertje. Je weet het, maar doe je het ook? Stel jij je administratie vaak uit?
Houdt iedere week je administratie bij, dan kost het je veel minder tijd om alles uit te zoeken. Binnen een week weet je nog wel waar dat ene bonnetje van was.
Je krijgt meer snelheid in het verwerken van je boekhouding, omdat het proces vaker doet en korter achter elkaar doet.
Het levert je dus niet alleen tijd op, maar het scheelt ook frustraties omdat je gewoonweg niet meer weet en je het voor de zoveelste keer weer moet uitvinden.
Maak een FAQ pagina
Ben jij veel tijd kwijt aan het beantwoorden van e-mails waarin vaak dezelfde vragen gesteld worden?
Het kost je niet alleen veel tijd, maar je wordt er ook moe van om iedere keer weer dezelfde vragen te moeten beantwoorden.
Maak een FAQ pagina (frequently asked questions) aan op je website, waarop je deze vragen beantwoordt.
Vaak zoeken mensen op je website naar antwoorden, vinden ze die niet dan gaan ze jou mailen. Met een FAQ pagina voorkom je dit en scheelt het jou weer tijd.
Denk er over na om je klanten te mailen met een link naar deze pagina, kan slim zijn.
Plaats ook een post op je social media kanalen met een link naar deze pagina. Zo heb je ook meteen weer content gecreëerd.
Zeg ‘nee’
Als ondernemer loop je het risico dat je alleen maar bezig bent met geld verdienen, je pakt alles aan.
Maar om productief te zijn, moet je afbakenen wat je doet als ondernemer. Vraag jezelf af of je het qua tijd gaat redden om bepaalde taken uit te voeren. Maar ook qua doelen. Als jij je missie duidelijk voor ogen hebt kun je beter inschatten of bepaalde werkzaamheden bij die doelen passen.
Zeg dan ook ‘nee’ tegen werkzaamheden die niet passen qua tijd of niet bijdragen om je doelen te behalen.
Door ‘nee’ te zeggen word je veel productiever en behaal je sneller je doelen.
Heb jij je missie helder, zeg jij nee als het je niet past?
Vergeet niet te relaxen
Uitrusten is belangrijk om afstand te nemen van je bedrijf en om creatief te blijven.
Als je altijd maar doorgaat, put je je energiereserves uit. Je gaat uiteindelijk op de automatische piloot verder en raakt je creativiteit kwijt. Dat wil je niet als ondernemer.
Stel voor jezelf doelen. Bijvoorbeeld: werk iedere doordeweekse avond en geef jezelf dan in het weekend vrij.
Stel een lijst op met dingen die je persoonlijk heel graag wilt doen waar je energie van krijgt.
Beloon jezelf door in het weekend deze dingen te gaan doen. Je zult zien dat je je bedrijf op een andere manier gaat bekijken en benaderen, er ontstaan ideeën en je wordt veel productiever.
Slapen
De laatste tip, maar zeker niet de onbelangrijkste.
Gaat slapen mij tijd opleveren? Dat is best gek. En toch is het waar.
We zijn heel snel geneigd om ’s avonds langer door te gaan, zeker als er deadlines gehaald moeten worden. Maar mensen die te weinig slapen zijn een stuk minder productief dan mensen die wel voldoende slapen. Bovendien zijn je prestaties vaak minder goed en kan een flink tekort aan slaap zelfs onveilige situaties opleveren.
Voel je overdag aan je lichaam dat je moe bent, neem een powernap.
Dat werkt vaak heel goed voor je concentratie. Niet te lang, maximaal 20 minuten.
Heb jij je time management goed onder controle? Wil je dat ik met je meekijk hoe jij je time management kunt verbeteren? Stuur mij een mail en ik help je hier graag mee.
Telefoon
0031 6 55 77 25 61
Algemene gegevens
BTW nummer: NL002117138B26
KvK: 73655376
Algemene Voorwaarden
Foto’s: Prisca Visser
Recente reacties