5 tips voor meer structuur in je bedrijf

Het ene moment heb je voor je gevoel alles onder controle, om er vervolgens achter te komen dat het ineens weer chaos is. Hoe zorg je nu voor meer structuur? Dit lijkt moeilijk, maar als je weet waar je moet beginnen valt het best mee en kun je dit ook jezelf aanleren.

Met de volgende 5 tips zorg je voor meer structuur in je bedrijf.

• Helikopterview
• Routine
• Tijdregistratie
• Planning
• Maak afspraken met jezelf

1. Helikopterview

Ben je van nature niet zo gestructureerd, dan weet je waarschijnlijk niet waar je moet beginnen om juist wel die structuur aan te brengen. Daarom is het belangrijk om bij deze stap te beginnen. Neem een stap terug en bekijk alles van een afstand, de helikopterview.

Tip: Ga niet alles meteen willen structureren, doe het in meerdere stappen.

Bedenk voor jezelf waar je op dit moment het meest structuur mist, dit hoeft niet altijd in je bedrijf te zijn. Als je huis bijvoorbeeld een enorme chaos is, dan zul je in je hoofd ook chaos hebben en neem je dit mee in je bedrijf. Helemaal als je ook nog vanuit huis werkt.

Maar andersom kan natuurlijk ook. Is het chaos in je bedrijf dan zit dat ook in je hoofd en neem je dit mee naar je huis.

Het kan ook zijn dat je geen overzicht hebt in je geldzaken of dat je balans niet goed is in je werk versus me-time versus quality time met vrienden. Of je loopt er heel erg tegenaan dat je productiviteit niet goed is, dus de indeling van je werkdagen.

Het gaat niet werken als je alles tegelijkertijd aan wilt pakken. Kies waar jij voor je gevoel het meest de structuur mist en pak dat aan. Zo voorkom je dat je overweldigd raakt door alles wat je wilt gaan doen.

Heb je dat deel gestructureerd dan kun je de volgende oppakken.

2. Routine

Structuur begint bij jouw dag- en nachtritme. Zorg ervoor dat je iedere dag ongeveer dezelfde tijd opstaat en ook ongeveer dezelfde tijd naar bed gaat, maak hier een routine van. Dit klinkt heel logisch, maar heel veel mensen doen dit niet.

Hoe vaak komt het voor dat je toch nog even iets af wilt maken? Of dat je op het punt staat om naar bed te gaan en dan bedenkt om die was nog even op te hangen of om toch nog even op te ruimen?

Tip: Als je in je dag- en nachtritme blijft, heb je veel meer helderheid in je hoofd en ben je productiever.

3. Tijdsregistratie

Hou voor jezelf een tijdje (minimaal een week, maar liefst altijd) bij hoe lang je over een taak doet. Hierdoor krijg jij voor jezelf inzichtelijk waar jij nu echt je tijd aan kwijt bent. Je zult je verbazen dat de meeste taken toch iets langer duren dan je in eerste instantie dacht. Vraag je dan bij bepaalde taken af of het niet op een andere efficiëntere manier kan of misschien zijn ze eigenlijk overbodig, schrap deze dan.

Tip: Maak van je tijdregistratie een routine!

4. Planning

Je structuur valt of staat met een planning! Maak aan het begin van de week een overzicht met alles wat je wilt doen de komende week. Verdeel dit in taken per dag.

Plan niet te krap. Doe je dit wel dan ga je stress krijgen en ga jij je niet meer aan de planning houden. Je vervalt dan in je oude gewoontes en raakt het overzicht weer kwijt.

Plan juist in het begin een kwartier of half uur per taak langer in, zodat je kunt wennen aan deze manier van werken. Het geeft mij in ieder geval een heerlijk gevoel als ik binnen de geplande tijd klaar ben. Je kunt dan alvast met je volgende taak beginnen, zodat je die dag eerder klaar bent of je pakt al een taak van de volgende dag op.

Mocht je dan een keer een taak hebben die juist langer nodig heeft, omdat bijvoorbeeld een systeem niet meewerkt, dan hoef je niet meteen in de stress te raken.

Plan ook voldoende pauzes in en ga dan ook echt even iets anders doen. Je zult merken dat je dan veel productiever bent dan dat je constant doorgaat. Een mooie techniek hiervoor is de pomodorotechniek https://nl.wikipedia.org/wiki/Pomodorotechniek

Voor het maken van een planning zijn verschillende technieken. Zoek uit wat jij het prettigst vindt.

Tip: Plan ook je huishoudelijke taken in voor een optimale structuur!

Vind je digitaal het fijnst dan kun je gebruik maken van Trello. Dit is een planningssoftware waarin je projecten en/of taken kunt zetten in de vorm van borden, lijsten en kaarten. Met de gratis versie kun je de basisfunctionaliteiten prima uitvoeren. Wat zeker in het begin voldoende is. Zelf vind ik dit een hele fijne tool, zeker als je ook met teamleden werkt. Er zijn nog veel meer softwareprogramma’s, zoek uit welke jij het fijnste vindt.

Ook al werk ik online, mijn eigen planning maak ik het liefst handmatig met pen en papier. Ook hiervoor zijn legio planners beschikbaar. Bedenk wat jij erin kwijt wilt en ga verschillende planners bekijken in de boekhandel. Alhoewel Bol.com tegenwoordig ook goed de binnenkant van planners laat zien.

Zelf gebruik ik de structuurjunkie planner van Cynthia Schultz. De naam alleen al vond ik erg leuk en past bij mij. Deze heb je per schooljaar voorgedrukt, maar hij is er ook zonder data erin. Zelf gebruik ik de structuurjunkie zonder data, als ik een week te veel moet strepen dan pak gewoon een nieuwe pagina om het overzicht te houden. Zo kan ik ook mooi de taken die ineens bij mij oppoppen opschrijven voor de volgende week, of als ik nog ruimte heb zelfs in deze week.

5. Maak afspraken met jezelf

Om je structuur te laten slagen moet je afspraken met jezelf maken. Evalueer voor jezelf regelmatig of je nog op de goede weg bent met het structureren van je bedrijf. Hou je aan je planning en wees je bewust van uitstelgedrag.

Heb je alsnog moeite met structuur aanbrengen in je bedrijf? Stuur mij een email en ik adviseer je graag hoe jij wel die structuur gaat krijgen, info@danielledavelaar.nl