5 slimme tips om je aan je planning te houden

Een goede planning maken is 1 ding, maar je eraan houden is ingewikkelder dan je denkt. Als je nooit met een planning gewerkt hebt, vraagt het om een andere mindset. Je moet jezelf een andere werkwijze aanleren. In dit blog geef ik je 5 tips die je helpen je aan je planning te houden.

1. Zorg voor een realistische en effectieve planning

Je aan je planning houden begint bij het maken van een goede en vooral haalbare planning. Plan geen 100 taken op een dag omdat je ze eigenlijk zou willen doen, maar kijk wat je écht wilt en kunt doen. Hoe je een realistische en effectieve planning maakt lees je in: ‘Een effectieve planning: in 9 stappen.’

2. Houd je planning bij de hand

Werk je met een papieren planner? Zorg dat je planner open op je werkplek ligt als je aan het werk bent. Werk je met een digitale planner? Zorg dan dat deze openstaat op je laptop of je pc. Je hebt niets aan je planning als je hem dicht aan de andere kant van je werkplek legt of ongezien op je pc opslaat. Kijk regelmatig op je planning en hou de tijd die je voor een taak ingepland hebt in de gaten.

Wil je niet constant op je klok kijken? Zet dan een alarm. Zo kun je, ongestoord, in de geplande tijd heel gefocust werken.

3. Doe wat bij jou past

Pas je planning aan, aan jouw ritme. Je kunt iedere minuut van de dag volplannen, maar als jij weet dat jij maar 1 dagdeel heel gefocust kunt werken, heeft het geen zin om de hele dag vol te plannen. Voor de een werkt het prima om een hele dag en nacht door te werken tot iets klaar is. Voor de ander werkt het beter om iedere dag van de week een beetje te doen.

Plan de meest moeilijke werkzaamheden in op momenten wanneer jij op je best bent.

4. Weet wat je afleidingen zijn

Je kent het vast wel. Je bent lekker aan het werk, komt er ineens een melding van je mail in beeld. Nieuwsgierig als je bent, ga je even snel kijken. Een interessante vraag van een klant. Jij wilt je klanten niet laten wachten, dus je beantwoordt dat mailtje meteen. Nog voor je daarmee klaar bent, komt er nog een e-mail binnen: ook die maar meteen even beantwoorden. En dan hoor je ook nog een ‘pling’: een melding op 1 van je social media kanalen, of een WhatsApp berichtje. Voordat je het weet, ben je alweer een uur verder. Een uur waarin je niet aan je geplande taak hebt kunnen werken.

Zet al je meldingen uit en spreek met jezelf af wanneer jij je e-mails, social media e.d. bekijkt en beantwoordt. Als het goed is, heb je zelfs tijd hiervoor ingepland in je planning.

5. Durf ‘nee’ te zeggen

Als je net als ik margemomenten* in je planning opneemt, dan heb je tijd ingecalculeerd voor ad hoc zaken. Maar ook aan die margemomenten zit een maximum. Durf dan ‘nee’ te zeggen tegen die klant die ad hoc iets van je wil. Hij of zij zal je daar echt niet op afrekenen. En als jij altijd ‘ja’ zegt, weet die klant ook niet dat het eigenlijk niet in je planning past. Overleg dan wat wel mogelijk is voor jou.

Wees duidelijk in je communicatie.

*tijd om uitloop van werkzaamheden op te kunnen vangen of ad hoc zaken aan te pakken.

Gebruik de bovenstaande tips en wees eerlijk tegen jezelf. Dan gaat het jou zeker lukken om je aan je planning te houden.

Soms lukt het je, door omstandigheden, niet om je aan je planning te houden. Wees lief voor jezelf, kan gebeuren. Plan de taken opnieuw in die je niet hebt kunnen doen en probeer je de volgende dag weer wel aan je planning te houden.

Wil je graag samen kijken naar een effectieve planning voor jou waar jij je ook nog aan gaat houden? Vraag een gratis en vrijblijvend verhelderend gesprek aan. Ik kijk graag met je mee.

Stuur een e-mail naar: info@danielledavelaar.nl